A função do holerite também conhecido como contracheque, é de documentar detalhadamente os proventos e descontos relacionados ao salário de um funcionário. Esse recibo de pagamento é essencial tanto para o empregador quanto para o empregado, pois além de evidenciar o valor líquido a ser recebido, também apresenta informações legais, como contribuições previdenciárias e imposto de renda retido na fonte.
Legalmente, o holerite serve como comprovante de renda e contribui para a transparência nas relações trabalhistas, assegurando que os direitos e obrigações estejam de acordo com a legislação vigente.
Neste texto, estamos listando alguns pontos importantes sobre o holerite como: obrigatoriedade, função principal e outras informações para você conhecer melhor. Boa leitura. =)
O que significa holerite?
Holerite é uma palavra criada como uma forma de homenagear o norte-americano Herman Hollerith que, em 1880, desenvolveu uma máquina que “processa dados em massa”, batizada de “hollerith”. Além disso, Herman Hollerith, é o célebre fundador da empresa IBM.
Um holerite, nada mais é do que um outro nome para o contracheque, documento que atesta o pagamento do salário de profissional de uma determinada empresa, seja pública ou privada.
Para que serve o holerite?
O holerite é um comprovante do pagamento do salário dos colaboradores pela empresa onde estão discriminados os valores que o funcionário precisa receber, descontos e outras informações pertinentes sobre trabalhador e sobre a empresa também.
De forma geral, tem a função de pagamento para quem está pagando, no caso, a empresa, que tem neste documento a garantia de que ela honrou com os devidos compromissos trabalhistas. O demonstrativo serve ainda de comprovação do cumprimento da lei, caso ocorra algum tipo de processo trabalhista.
Os dados que constam nesse documento embasam o controle da empresa sobre os dados de pagamento dos funcionários, além de realizar o cálculo da folha de pagamento, oferecendo uma visão geral e coerente dos gastos mensais no que tange salários e benefícios.
Qual sua importância do holerite para o trabalhador e para a empresa?
O holerite é de fundamental importância para o setor financeiro e fiscal de qualquer empresa. De posse dele, o RH controla o pagamento dos funcionários e armazena o histórico dos pagamentos realizados aos funcionários, colaborando para um controle gerencial aprofundado sobre gastos da empresa.
Para além disso, os holerites têm validade jurídica em caso de processos trabalhistas, sendo uma prova de que a empresa honrou com seus compromissos tributários e trabalhistas em relação no que tange os proventos dos seus colaboradores.
O holerite não tem importância somente para a empresa, para os trabalhadores ele é uma comprovação de renda, informação fundamental em vários aspectos da vida fiscal do colaborador, como em caso de compra e locação de imóveis, pedidos de empréstimo, abertura de contas bancárias, etc.
O que a lei diz sobre o holerite?
A lei que regula as relações trabalhistas, a CLT, não trata diretamente sobre o holerite. Entretanto, a emissão do comprovante está prevista na legislação da CLT, artigo 464, determinando a obrigatoriedade da emissão do demonstrativo por parte da empresa a fim de comprovação dos pagamentos de salário e benefícios.
Art. 464 – O pagamento do salário deverá ser efetuado contra recibo, assinado pelo empregado; em se tratando de analfabeto, mediante sua impressão digital, ou, não sendo esta possível, a seu rogo.
Parágrafo único. Terá força de recibo o comprovante de depósito em conta bancária, aberta para esse fim em nome de cada empregado, com o consentimento deste, em estabelecimento de crédito próximo ao local de trabalho. (Parágrafo incluído pela Lei nº 9.528, de 10.12.1997)
Entregar holerite é obrigatório?
Se levarmos em consideração o que foi visto na legislação, a única resposta é sim! No artigo 464 da CLT, está expressa a obrigatoriedade da entrega do holerite, seja de forma impressa ou online, visto que este é um comprovante da realização do pagamento mensal em conformidade com a lei trabalhista.
Caso a empresa não entregue esse documento, pode ser acionada na justiça do trabalho e condenada a pagar multas.
Outra sanção para a empresa é o processo por danos morais, caso o colaborador sofra algum tipo de constrangimento pela incapacidade de comprovar sua renda.
Quais informações devem constar no holerite?
A transparência é um dos principais objetivos da emissão de um holerite, já que o colaborador terá todas as informações necessárias referentes ao pagamento do seu salário. Não se trata somente de informar sobre valores brutos de pagamento, mas também é apresentado o líquido (o que efetivamente foi pago, já com os descontos), e detalhando os descontos de cada um.
Além disso, no holerite, devem estar disponíveis informações relativas à empresa (como CNPJ e outras que descrevam a empresa do ponto de vista legal) e ao colaborador (nome completo, função e etc.), determinando o mês de referência (já que esses valores podem variar, como no caso de meses de férias).
Quais são as vantagens do holerite online?
O holerite on-line representa um grande ganho para as empresas, seja pela praticidade e economia que oferece (do ponto de vista da preservação ambiental, já que diminui consideravelmente a quantidade de papel impresso), e dessa forma, tem sido uma escolha recorrente para as empresas.
Muitas companhias já adotaram esse modelo, que pode ser enviado por e-mail, compartilhado em nuvem ou através de um sistema próprio.
Quando disponibilizado de forma online, o acesso dos colaboradores é facilitado, pois pode ser consultado sempre que necessário em computadores desktop e dispositivos móveis como tablets ou celulares.
No que diz respeito às rotinas do RH o holerite digital facilita o armazenamento e busca, além de oferecer subsídio para um melhor controle desses documentos. Outro fator favorável relacionado ao holerite online para o setor de RH é a diminuição dos custos com impressão, já que a empresa vai deixar de produzir dezenas de documentos em papel mensalmente.
Principais vantagens da adoção do holerite eletrônico:
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Segurança para o armazenamento: por usar tecnologia em nuvem, inclusive com uso de criptografia de dados, protegendo todos os colaboradores e evitando o vazamento das informações (respeitando a LGPD), isso porque, os acessos só podem ser feitos por meio de preenchimento de login e senha individuais.
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Menos erros humanos: no holerite impresso todas as informações são preenchidas manualmente, o que pode resultar em erros de digitação ou, até mesmo, de cálculo. Já na versão online, esses dados são armazenados em uma plataforma onde todo o preenchimento é feito manualmente.
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Documento acessível: essa é uma das principais vantagens da versão online do holerite, já que tanto os colaboradores como a empresa podem acessar o demonstrativo de qualquer lugar e quando quiserem.
É preciso assinar o holerite?
De acordo com o parágrafo único do artigo 464 da CLT, o que elimina a necessidade e obrigatoriedade de que o holerite seja assinado, já que existe o comprovante de pagamento em conta que passou a ter validade legal.
Ainda que haja essa prerrogativa, é importante enfatizar que mesmo que a assinatura não seja obrigatória, a empresa vai precisar fornecer um comprovante para o funcionário em que esteja registrado o pagamento mensal.
Existe prazo para a entrega do holerite?
Não existe nada na CLT que especifique um prazo definido para a entrega do holerite.
Contudo, o artigo 459 prevê que o pagamento mensal do salário deve ser feito até o quinto dia útil, deixando margem para entendimento de que o documento deve ser entregue na mesma data.
Art. 459 – O pagamento do salário, qualquer que seja a modalidade do trabalho, não deve ser estipulado por período superior a 1 (um) mês, salvo no que concerne a comissões, percentagens e gratificações.
§ 1º Quando o pagamento houver sido estipulado por mês, deverá ser efetuado, o mais tardar, até o quinto dia útil do mês subsequente ao vencido. (Redação dada pela Lei nº 7.855, de 24.10.1989)
O colaborador precisa guardar o comprovante de pagamento?
Sim! A legislação não define um prazo determinado para o armazenamento, mas, no que diz respeito aos colaboradores, é necessário que o holerite seja guardado como uma prova de contribuição e tempo de serviço.
Além disso, o holerite funciona como comprovante que serve como base para um futuro pedido de aposentadoria. Dessa forma, é recomendado que o profissional guarde o holerite por um prazo indeterminado.
Para conformidade da empresa, há a recomendação de que os holerites sejam armazenados por, pelo menos, 5 anos, caso haja necessidade de comprovação em algum processo trabalhista.
A legislação prevê que o profissional que sai da empresa tem, no máximo, dois anos para reclamar sobre algum erro de pagamento. Por isso, a importância de mantê-lo armazenado por um bom período de tempo.
Contracheque é a mesma coisa que holerite?
Os dois nomes representam o mesmo documento sim! As duas palavras são sinônimas utilizadas no ramo empresarial sem nenhuma distinção de funcionalidade ou de legalidade. A única diferenciação de uso se dá no que tange ao vocabulário de cada estado.
Acesso facilitado ao seu holerite:
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